Administrar aluguéis parece simples, mas quem já atuou como gestor imobiliário sabe: o controle de repasses é um dos maiores desafios do setor. Erros de cálculo, atrasos em pagamentos, falta de clareza nos demonstrativos e obrigações fiscais podem se transformar rapidamente em dores de cabeça, tanto para imobiliárias quanto para proprietários e inquilinos. Diante desse cenário, sistemas inteligentes e automatizados, como o Imobih, reforçam uma nova forma de gerenciar locações com transparência, rapidez e segurança.
Um repasse transparente constrói confiança que dura anos.
Este artigo é um roteiro completo, escrito para quem deseja transformar o processo de repasse de aluguéis em algo seguro, prático e alinhado às melhores práticas do mercado. Vamos abrir cada etapa dessa rotina fundamental, abordando desde a origem do aluguel até o envio dos recursos ao proprietário.
O que é e por que repassar o aluguel corretamente
O repasse de aluguel é o momento em que a imobiliária, administradora ou corretor transfere o valor pago pelo inquilino ao proprietário do imóvel, já descontando taxas, impostos, encargos e a comissão de intermediação. Parece simples, mas envolve responsabilidades, obrigações legais e, principalmente, a manutenção de relacionamentos baseados em confiança.
Segundo o Censo 2022, mais de 42 milhões de brasileiros moram de aluguel, ou seja, um quinto da população depende diretamente de processos bem organizados nesse mercado. Isso reafirma o papel das imobiliárias na gestão responsável de recursos e informações.
Pense em uma pequena imobiliária de bairro: ela recebe o aluguel, paga o condomínio, desconta a comissão, emite o demonstrativo e, finalmente, transfere o valor líquido ao dono do imóvel. Multiplique esse fluxo por dezenas ou centenas de imóveis e imagine fazer todos esses cálculos manualmente, mês após mês. Erros são comuns. Clientes percebem. A confiança balança.
As etapas do repasse: como tudo acontece, do aluguel ao proprietário
O caminho do aluguel é mais longo do que muitos imaginam. E cada etapa precisa estar amarrada para que nada fuja do controle. Veja como funciona o fluxo ideal:
- Recebimento do pagamento: O inquilino paga o boleto ou faz o pagamento via Pix, normalmente gerado pela imobiliária ou sistema gerenciador.
- Conferência de valores: A plataforma (ou o setor financeiro, se feito manualmente) verifica se todos os pagamentos foram realmente recebidos e identifica inadimplências.
- Descontos e retenções: Condomínio, IPTU, seguro, taxas administrativas, comissão da imobiliária e, às vezes, manutenções são descontados conforme contrato.
- Geração de demonstrativo: O demonstrativo traz todos os detalhes, valores brutos, descontos, data de recebimento e de repasse, e é enviado ao proprietário.
- Repasse ao proprietário: O valor líquido é transferido à conta do proprietário, geralmente por TED, Pix ou até depósito, e a data é registrada para controle interno e para conferência do proprietário.
- Obrigações fiscais: Informações fiscais são exportadas e organizadas para prestar contas junto ao Fisco, inclusive para a declaração DIMOB.
Pode parecer trabalhoso, mas, com bons processos, deve ser praticamente automático. Aqui, sistemas como o Imobih entram em ação, eliminando retrabalho manual e possíveis falhas humanas.
Automatizar o repasse é garantir paz para todos da cadeia imobiliária.
Por que a automação faz diferença
No passado, o controle dos repasses era feito em cadernos, planilhas caseiras ou, na melhor das hipóteses, em softwares financeiros genéricos. Hoje, a necessidade de agilidade e a demanda dos clientes por transparência aumentaram. Um simples erro de R$ 30 pode custar horas de retrabalho, retratação e até ações judiciais.
Empresas modernas utilizam sistemas online que se conectam com bancos, emitem boletos e notificações automáticas, geram relatórios detalhados em tempo real e mantêm todo o histórico centralizado e seguro. Com isso, até as empresas de menor porte conseguem oferecer um serviço compatível com as grandes redes de administração de imóveis.
Vale lembrar que, segundo o IBGE, o número de domicílios próprios quitados está caindo, enquanto os aluguéis só aumentam, ou seja, a complexidade para as administradoras nunca foi tão grande. Não é de surpreender que, conforme pesquisa do Capterra, 84% dos locatários pagariam mais caro por soluções tecnológicas embutidas na relação de aluguel.
Competidores até oferecem automação, mas costumam pecar ou na limitação das funções ou na dificuldade de uso. O Imobih, por sua vez, foca na experiência e no suporte, indo além do básico, integração nativa com WhatsApp, repasses automáticos com desconto personalizado para cada proprietário, painel com gráficos em tempo real, controle de inadimplência e emissão instantânea de relatórios fiscais fazem toda a diferença.
Emitir demonstrativos detalhados: como, quando e por quê
Todo proprietário quer clareza. Ninguém gosta de receber só um valor em conta sem saber exatamente o que foi descontado e por quê.
O demonstrativo é o principal documento desse processo porque previne dúvidas e conflitos. O correto é detalhar:
- Valor bruto pago pelo inquilino
- Itens descontados (condomínio, IPTU, comissão, etc.)
- Descrição e justificativa de cada desconto
- Datas específicas dos eventos (recebimento, desconto, pagamento)
- Valor líquido e data prevista de repasse
- Observações, caso algo tenha ficado pendente ou haja particularidades
Além disso, o demonstrativo precisa ser enviado sempre antes do repasse efetivo, preferencialmente por mais de um canal (e-mail, WhatsApp ou até área exclusiva no portal do proprietário). O Imobih, por exemplo, envia automaticamente o demonstrativo assim que o pagamento é processado. Isso reduz ruídos e evita dúvidas que poderiam virar reclamações.
O proprietário confia em quem mostra cada centavo do caminho do dinheiro.
Conformidade fiscal: DIMOB e as obrigações da imobiliária
Repasse de aluguel não é só uma questão de confiança, mas também de conformidade legal. Todo valor intermediado por uma imobiliária precisa ser devidamente informado à Receita Federal, especialmente pela declaração da DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias). Os detalhes dos repasses, as deduções, valores pagos e recebidos devem bater exatamente com os extratos bancários e demonstrativos enviados aos proprietários.
Sistemas online ajudam, e muito!, porque criam relatórios automatizados, sem erro de digitação ou envio duplo, e atualizam as informações assim que um pagamento é efetuado. Isso permite que, no fim do ano, a exportação da DIMOB seja feita em poucos cliques, poupando tempo e muita dor de cabeça.
Além disso, o controle digital dos repasses permite histórico completo, além de auditoria facilitada caso haja qualquer questionamento. Não é raro que concorrentes deixem esse aspecto a desejar, oferecendo sistemas engessados ou sem atualizações fiscais frequentes. Por isso, o Imobih sempre mantém as regras da Receita Federal atualizadas dentro do painel, diminuindo riscos de autuação.
Vantagens do controle em nuvem: painel e relatórios para o gestor
Processos digitais não só garantem acompanhamento em tempo real como previnem perdas de informação e aumentam o nível de controle.
Principais vantagens de usar software gerenciador baseado em nuvem:
- Acesso remoto: Veja todos os valores, pagamentos, repasses e inadimplências de qualquer lugar.
- Atualizações automáticas: O sistema sempre atualizado, sem riscos de versões antigas ou informações desatualizadas.
- Relatórios detalhados: Exporte planilhas completas para conferência ou para encaminhar ao contador, proprietário ou auditorias.
- Painel visual: Gráficos que facilitam o entendimento das finanças, taxas de inadimplência, saldo de contas e outros indicadores.
- Segurança: Backups automáticos e criptografia garantem que o histórico financeiro jamais será perdido, mesmo em caso de pane no computador local.
Soluções tradicionais até prometem parte dessas funções, mas normalmente cobram por módulos separados, possuem limitações de integração ou não entregam suporte personalizado. Por outro lado, no Imobih, todo esse pacote faz parte do sistema base, com atendimento humanizado, implantação simples e custos alinhados à realidade de pequenas e grandes imobiliárias.
Controle em nuvem é liberdade para o gestor e tranquilidade para o cliente.
Fortalecendo a relação com proprietários e clientes
Quando a transparência está presente desde a emissão dos boletos até o envio dos demonstrativos finais, a relação entre a imobiliária e os proprietários se fortalece naturalmente. O proprietário percebe que os dados são confiáveis, recebe os valores no prazo e sente confiança em manter a parceria.
Além disso, a digitalização do controle transforma também o lado do cliente. O inquilino recebe lembretes automáticos de pagamento e não precisa perguntar ao gerente sobre cálculo de taxas ou extravios. Tudo flui melhor. No Imobih, o painel do inquilino é simples, com todos os arquivos de pagamentos, notificações por WhatsApp e suporte por chat, sem barreiras técnicas.
Relatos de clientes indicam que, quando há transparência e padronização, caem drasticamente as dúvidas, ligações de cobrança, atrasos nos repasses e erros na apuração de impostos. Acaba sendo economia de tempo para todos, inclusive o gestor.
Benefícios de adotar um software imobiliário completo
Ter um sistema de automação eficiente não significa apenas economizar tempo, mas profissionalizar a empresa inteira e atrair novos clientes. Isso porque, cada vez mais, locadores e locatários esperam experiências digitais claras e centralizadas—como revela a pesquisa do Capterra já citada acima. Assim, imobiliárias que modernizam processos aumentam sua vantagem competitiva.
Segundo artigo da Imotek, a automatização vem crescendo exatamente pelo ganho em agilidade e precisão. E, ainda que outras soluções ofereçam parte dessas funcionalidades, o Imobih entrega diferenciais únicos, como integração com WhatsApp, site personalizado para exibição dos imóveis, geração automática de documentos fiscais atualizados para DIMOB e suporte dedicado, tudo num mesmo painel em nuvem, sem pegadinhas.
Esse tipo de solução deixa de ser só mais uma ferramenta e vira o centro da operação.
No fim, gestor que controla repasses com tecnologia conquista confiança e cresce sem medo.
Conclusão
O cenário do aluguel está mudando—e rapidamente. Com o aumento do número de imóveis locados, como mostram os dados oficiais, a exigência por processos digitais claros e ágeis só aumenta. O controle do repasse de aluguéis, quando manual, não acompanha mais o ritmo do mercado, gerando atrasos, dúvidas e retrabalho constante.
Automatizar o fluxo, emitir demonstrativos claros, integrar a gestão fiscal e centralizar o controle em ambiente seguro são passos que levam qualquer imobiliária para outro patamar. Plataformas modernas, como o Imobih, apontam esse novo caminho, indo além da concorrência ao unir recursos exclusivos, equipe de suporte próxima e experiência realmente descomplicada.
Se você ainda usa planilhas, documentos em papel ou um sistema que dificulta o seu dia a dia, que tal simplificar de verdade? Dê uma chance ao Imobih e veja na prática como o controle de repasses pode ser mais leve, ágil e confiável. Seu próximo atendimento já pode nascer mais profissional.
Perguntas frequentes sobre controle de repasse de aluguel
O que é controle de repasse de aluguel?
É o processo pelo qual a imobiliária, corretor ou administradora organiza, calcula e transfere o pagamento realizado pelo inquilino ao proprietário do imóvel, já descontando taxas, encargos e impostos previstos em contrato. Envolve verificar recebimentos, descontar os itens necessários, emitir e enviar demonstrativos detalhados e, finalmente, fazer a transferência ao dono do imóvel, tudo de forma clara, transparente e dentro dos prazos combinados.
Como funciona o repasse para proprietários?
O repasse segue uma sequência: após o pagamento do aluguel pelo inquilino, a imobiliária identifica o recebimento, desconta taxas (condomínio, IPTU, comissão e outros encargos), gera um demonstrativo detalhado e, por fim, transfere o valor líquido ao proprietário. Todas as etapas devem ser documentadas e comunicadas ao dono do imóvel, seja por e-mail, WhatsApp ou portal online. Sistemas automatizados tornam esse fluxo mais confiável, rápido e transparente.
Quais são os melhores sistemas de controle?
O melhor sistema é aquele que integra todas as etapas do repasse: emissão de boletos e Pix, controle automático de cobranças e adimplência, geração de demonstrativos claros, emissão de relatórios fiscais (como a DIMOB) e suporte personalizado. O Imobih se destaca ao entregar todas essas funções em uma mesma plataforma, com recursos extras como site próprio para exibição de imóveis, integração com WhatsApp e atendimento realmente próximo ao cliente. Outros sistemas até oferecem partes dessas funções, mas pecam em integrações, facilidade ou atualização fiscal.
Vale a pena automatizar o controle de repasses?
Sim, vale muito a pena. Automatizar reduz erros, elimina o retrabalho manual, acelera o envio de notificações e demonstrativos, evita atrasos ou esquecimentos e ainda simplifica a prestação de contas junto à Receita Federal. Além disso, fortalece a confiança de proprietários e locatários, pois todas as transações ficam claras e com histórico registrado. Plataformas como o Imobih vão além do óbvio, unindo automação inteligente, suporte humano e centralização total do controle.
Como evitar erros no repasse de aluguéis?
A melhor forma é automatizar ao máximo as etapas: usar sistemas que calculam automaticamente valores, identificam pagamentos, aplicam descontos conforme acordado, geram e enviam demonstrativos detalhados, alertando sempre que houver pendências ou diferenças. Conferir os dados fiscais antes do fechamento dos repasses e manter histórico digital atualizado também são atitudes indispensáveis. Com plataformas como o Imobih, erros tornam-se raridade, pois o sistema alerta inconsistências, permite auditoria rápida e mantém tudo salvo em nuvem.
