A gestão de aluguéis está cada vez mais exigente. Proprietários querem receber sem atrasos. Inquilinos esperam agilidade e clareza. Imobiliárias buscam reduzir problemas, erros e trabalho manual. Mas como garantir que cada etapa funcione bem e, principalmente, que o repasse ao proprietário seja feito certinho, sem esquecer taxas, sem atrasar valores ou causar dor de cabeça?
Soluções automáticas transformam o dia a dia da gestão de aluguéis.
Se você sente que está na corda bamba entre cobrança, pagamentos, taxas e satisfação do cliente, saiba que essa é uma realidade para milhares de gestores no Brasil. Uma pesquisa da proptech Plaza revelou que muitas imobiliárias demoram mais de seis horas para entrar em contato com quem quer alugar, e quase metade dos interessados (41,48%) acaba desistindo antes mesmo de receber uma resposta (pesquisa revela as principais dificuldades para alugar imóvel no Brasil).
E quando o processo começa mal, as chances de terminar com inadimplência ou problemas nos repasses só aumentam. Por isso, entender como a automatização pode te ajudar a evitar atrasos e erros passa a ser quase... uma questão de sobrevivência no mercado.
O que é a automatização de repasses?
Pode parecer óbvio, mas antes vale reforçar: repasse é o momento em que os valores pagos pelo inquilino, já descontadas taxas combinadas, são transferidos ao proprietário. É aí que muita confusão acontece. Falhas humanas, esquecimento de descontos (IPTU, condomínio, comissão) e até duplicidade ou retenção indevida podem causar grande aborrecimento.
Quando falamos em automatização, estamos falando de um sistema que faz todo o cálculo e repasse automaticamente após a confirmação do pagamento, eliminando completamente (ou quase) a necessidade de planilhas, checagem manual, transferências uma a uma e riscos de erro.
Imagine: o inquilino paga via boleto ou PIX, o sistema identifica, já calcula o que deve ser repassado, desconta comissão, taxas e o valor líquido chega direto ao proprietário. Tudo controlado por relatórios e alertas. Parece simples? Até pode ser, mas muitos ainda não vivem essa realidade.
Os perigos dos processos manuais
Ainda é comum encontrar imobiliárias controlando repasses com anotações, planilhas do Excel, cadernos (corrijam-me se estou exagerando, mas conheço casos!). Mesmo as ferramentas online precárias, que exigem exportação/importação entre sistemas bancários, são terreno fértil para:
- Erros de digitação nos valores ou datas;
- Deixar de descontar taxas acertadas (ou descontar o que não deve);
- Confundir registros de inquilinos e proprietários;
- Atrasar pagamentos – e ter de ouvir reclamações;
- Dificuldade em visualizar inadimplência rapidamente;
- Ficar dependente de uma ou duas pessoas, gerando vulnerabilidade nas férias ou ausências.
Pouca gente gosta de assumir esses riscos, mas a rotina é tão cheia que... acaba passando. Até que algo dá errado.
Um pequeno erro pode gerar prejuízo de meses.
E, nesse contexto, os atrasos podem custar caro. Há relatos de galpões logísticos que ficaram inativos por trinta dias por conta da demora em aprovar garantias, causando perdas de até novecentos mil reais, segundo reportagem sobre impacto financeiro atrasos aprovação garantias locatícias.
A inadimplência: inimiga silenciosa dos repasses
Mesmo com toda a organização, outro ponto que tira o sono dos gestores é a inadimplência. O índice de inadimplência de aluguel no Brasil ultrapassou 3,5% em 2025, sendo ainda maior (5,79%) para imóveis residenciais de aluguel até R$ 1.000. Já para imóveis comerciais, a taxa de inadimplência chega a 7,48% neste mesmo faixa de valor. Estados como a Paraíba lideram o ranking nacional de inadimplência, com índices próximos de 14%.
Esses dados assustam, mas indicam que a automação, unida a controles mais próximos e alertas proativos, é ainda mais necessária para garantir que os repasses sejam feitos com aquilo que realmente foi pago, evitando buracos ou repasses indevidos.
Como a automatização reduz riscos e melhora o atendimento
O segredo não está só nos algoritmos. Está em unir tecnologia à rotina real das imobiliárias e corretores. Soluções como o Imobih mudam o jogo, trazendo para o centro do processo:
- Identificação automática de pagamentos (boleto e PIX);
- Descontos automáticos de taxas previamente cadastradas (condomínio, IPTU, comissão, despesas fixas);
- Geração e envio de comprovante ao proprietário de forma imediata;
- Relatórios de inadimplência e vencimentos futuros em tempo real;
- Integração com WhatsApp para avisos, lembretes e envios de cobrança;
- Segurança de dados e log de operações, para eventuais auditorias;
- Painéis claros e práticos, inclusive com gráficos e listas de pendências.
Na prática, o gestor não precisa mais refazer contas, nem conferir extrato por extrato. O sistema faz isso automaticamente e ainda permite um controle em tempo real, sem esperar relatórios no fim do mês.
Por que confiar no sistema ao invés do método tradicional?
O método tradicional, por mais que tenha funcionado por décadas, mostra suas limitações diante do volume atual de contratos e da demanda por agilidade. Além dos riscos já citados, há ainda o impacto negativo no relacionamento com clientes – afinal, atrasos em repasses são, segundo muitos proprietários, um dos principais fatores de ruptura de contrato ou substituição de administradoras.
Tecnologia certa é a segurança que seu negócio merece.
Outro ponto é a transparência. Ao permitir que o proprietário acompanhe em tempo real o status dos pagamentos, se reduz a desconfiança e abrem-se brechas para negociações mais saudáveis caso algum valor esteja pendente.
Funcionalidades fundamentais em um sistema de automatização
Nem todo sistema é igual, é verdade. Alguns prometem muito, mas não entregam. Outros até funcionam, mas só para quem usa ferramentas bancárias específicas ou não integradas (e aí, vira um paliativo). Para automatizar repasses e realmente evitar erros e atrasos, um sistema precisa ter pelo menos:
- Integração nativa com bancos e meios de pagamento populares;
- Geração automática de boletos e PIX, já com vencimento, juros e multas corretos;
- Checagem automática de recebimento e liberação de repasse só após confirmação do pagamento;
- Cálculo automático de descontos e repasse de acordo com cada contrato;
- Painel de inadimplência e alertas para vencimentos próximos;
- Envio automático de comprovantes, inclusive por e-mail e WhatsApp;
- Painel com históricos, logs e relatórios analíticos (não só exportação de planilhas);
- Segurança dos dados e proteção contra fraudes;
- Possibilidade de usar de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Por que o Imobih se destaca?
Aqui vale uma pausa. Existem diversas plataformas no mercado, algumas até reconhecidas, porém deixam a desejar quando a questão é automação real dos repasses. Seja por falta de integração direta com bancos, seja por exigir muitas etapas manuais, ou ainda por não oferecer um painel claro de inadimplência e repasses em tempo real.
O diferencial do Imobih é unificar todos esses processos, com segurança de ponta e controle total desde a cobrança até o depósito na conta do proprietário. Além disso, oferece integração total com WhatsApp, envio automático de documentos e um site próprio para divulgar imóveis, sem precisar ficar atualizando vários sistemas ao mesmo tempo.
Imobih não promete, realiza.
Talvez alguns concorrentes até tenham funcionalidades parecidas, mas deixam a desejar em agilidade de atendimento, integração com comunicação direta (WhatsApp, por exemplo) ou detalhamento dos descontos aplicados nos repasses. Com o Imobih, todo o histórico fica registrado e acessível, facilitando inclusive para auditorias futuras.
Passo a passo da automatização de repasses
Para quem está começando ou cogitando migrar para um sistema realmente automatizado, o fluxo básico funciona assim:
- Cadastro dos imóveis, proprietários e contratos no sistema;
- Configuração das taxas que devem ser descontadas de cada repasse;
- Geração automática de boletos e QR Codes de PIX para os inquilinos;
- Envio automático das cobranças via e-mail e WhatsApp (opcional);
- Monitoramento automático dos pagamentos realizados (confirmação bancária integrada);
- Aplicação automática dos descontos de acordo com o contrato;
- Liberação e repasse automático do valor líquido na conta do proprietário;
- Notificação ao proprietário sobre o recebimento e disponibilização de comprovante no portal/sistema;
- Geração de relatórios dinâmicos e gráficos para acompanhamento da saúde da carteira de contratos.
Às vezes parece difícil de implementar, mas, honestamente, o tempo investido na configuração inicial se paga rapidamente com a redução dos problemas – e do estresse – do dia a dia. Quem já usou sabe: depois de automatizar, ninguém quer voltar atrás.
Impactos diretos da automatização nos resultados
Automatizar repasses não é só uma moda. Traz resultados concretos para todos os envolvidos:
- Para imobiliárias: menos tempo gasto com conferências e retrabalho, redução drástica de falhas humanas, posicionamento mais profissional frente ao mercado;
- Para proprietários: mais segurança quanto ao recebimento, transparência total e menos motivos para reclamar ou mudar de administradora;
- Para inquilinos: cobranças claras, com comprovantes e lembretes, reduzindo conflitos e melhorando o relacionamento.
Menos erros, mais confiança. E sim, mais contratos fechados.
Além disso, com painéis de inadimplência e relatórios em tempo real o gestor consegue agir de modo preventivo, disparando lembretes até antes do vencimento e fechando rapidamente negociações sempre que necessário. Isso é especialmente relevante considerando a alta taxa de inadimplência registrada nos últimos meses. Em regiões como a Paraíba, onde quase 14% dos contratos têm atraso ou não pagam, sistemas avançados são absolutos protagonistas no controle do risco.
Desafios para quem ainda não automatizou
Sem automatização, os desafios só aumentam. Não se trata apenas de risco de erro, mas de impacto na experiência do cliente e na escalabilidade do negócio. Atender mais clientes, controlar dezenas (ou centenas!) de contratos e repasses, sem se perder na papelada? Praticamente impossível sem um sistema robusto e integrado.
Além disso, a dependência de poucos colaboradores, que ficam sobrecarregados, é fonte de estresse e gargalos. Basta um afastamento, uma férias mal planejada ou uma crise repentina, e tudo pode se perder em atraso.
Resistência à mudança: um obstáculo a vencer
Mudar processos é difícil. Não por falta de tecnologia disponível, mas porque muitas vezes existe medo do desconhecido, ou apego ao modo antigo de trabalhar. Só que esperar pelo erro grave para tomar atitude pode custar o contrato – e a reputação da empresa.
O Imobih torna essa transição menos dolorosa porque alia:
- Interface simples, mesmo para quem não tem experiência com sistemas avançados;
- Suporte humanizado e acompanhamento da implantação;
- Treinamento para a equipe, ajustado de acordo com o porte e rotina do cliente;
- Tutorial em vídeo e FAQ sempre atualizado, para não deixar ninguém na mão;
- Atualização constante, sem custos extras surpresas.
Caso prático: do caos ao controle total
Uma breve história, comum no mundo das imobiliárias: Fernanda, corretora, gerenciava mais de 40 contratos de aluguel. Utilizava uma planilha compartilhada na nuvem, e cada fechamento de mês era um martírio. Uma vez, esqueceu de descontar a taxa de IPTU de três repasses. Resultado? Proprietário insatisfeito, cobrança extra, clima ruim – e quase perdeu o cliente.
Depois que a empresa adotou o Imobih, o processo de repasse ficou assim:
- Emissão automática de boletos e envio por WhatsApp;
- Pagamento identificado em minutos;
- Taxas deduzidas conforme contrato;
- Repasse feito sem necessidade de conferência;
- Relatórios emitidos em segundos no fim do mês.
Fernanda hoje tem tempo para captar mais imóveis e atender melhor proprietários e inquilinos. O estresse caiu, os erros sumiram. Claro, desafios existem, mas a base está sólida.
Dúvidas mais comuns sobre automatização de repasses
Precisa ser “experiente” em tecnologia para usar?
De jeito nenhum. O Imobih, por exemplo, foi pensado para atender desde o pequeno corretor até grandes administradoras. A curva de aprendizado é rápida e o suporte é sempre presente.
Como funciona a integração bancária?
O sistema identifica automaticamente os pagamentos feitos e já vincula ao contrato, liberando a próxima etapa do fluxo de repasse sem intervenção humana. Basta cadastrar as contas uma única vez e tudo flui de forma contínua.
Posso acompanhar tudo do celular?
Sim, essa é uma das vantagens do Imobih: sistema 100% online, basta ter acesso à internet para acompanhar recebimentos, repasses e inadimplência de qualquer lugar.
E se o inquilino atrasar o aluguel?
Você é avisado de imediato. Pode disparar lembretes automáticos por WhatsApp e e-mail e agir rapidamente para evitar ampliação do atraso. E só é feito repasse ao proprietário após a confirmação real do pagamento.
A implantação trava o fluxo do escritório?
O sistema é desenhado para implantação rápida, com módulos flexíveis, que permitem adaptar à rotina de cada negócio sem paralisar operações.
Sistema único, site próprio: a cereja do bolo
Além de toda a automatização do fluxo financeiro, o Imobih oferece ainda a criação de um site personalizado. Os imóveis cadastrados são automaticamente exibidos, sem precisar atualizar dois sistemas diferentes, economizando tempo e reduzindo erros no marketing digital da imobiliária.
Com fotos, vídeos, localização no mapa e todas as informações já dentro do sistema, atrair clientes e aumentar a taxa de fechamento de contratos fica muito mais simples. Enquanto outras plataformas cobram caro por módulos adicionais ou deixam essa parte “meia-boca”, aqui tudo já está incluso no pacote principal.
Sua imobiliária no controle. Seu cliente satisfeito. Seu tempo valorizado.
Conclusão: é hora de automatizar e crescer com segurança
A cada ano, o mercado exige mais. Os riscos de inadimplência e erros continuam altos, como mostram as pesquisas recentes. Proprietários e inquilinos cobram respostas rápidas, clareza e segurança. O tempo de ficar perdido em planilhas e anotações ficou para trás – e isso não é só discurso de empresa de tecnologia.
Você pode começar pequeno, testando em alguns contratos, ou migrar de uma vez. O importante é dar o próximo passo para não correr atrás do prejuízo depois, como já aconteceu com muitos no passado. Automatizar é, na verdade, abrir espaço para crescimento sustentável, profissional e, sim, menos estressante.
Que tal dar o primeiro passo e conhecer de perto como o Imobih pode transformar a gestão de repasses e evitar os erros e atrasos que tantos concorrentes e modelos antigos ainda carregam?
Entre em contato, veja como funciona na prática e prepare seu negócio para a nova era da gestão imobiliária.
Automatize. Ganhe tempo. Reduza erros. Cresça com segurança. O futuro é agora, e o Imobih é o parceiro para você chegar lá!
